Como director de proyectos, eres la persona responsable en última instancia de mantener el proyecto en marcha, especialmente cuando hay presión.

Para ser un director de proyectos exitoso, debes poder equilibrar los plazos, un presupuesto y la calidad del trabajo. Esto puede ser muy estresante incluso para los proyectos más simples, y es aquí donde entran en juego las habilidades organizativas. La falta de organización es perjudicial para cualquier proyecto, pero hay muchas maneras de asegurar que logres lo que te propones hacer.

Aquí hay diez consejos para ayudarte a organizarte desde el principio.

1. Establece las expectativas desde el inicio

Desde el principio, debes informar a tu equipo o empleados cuáles son tus expectativas para el proyecto. Estas deben incluir la calidad del trabajo que esperas, quién es responsable de qué tareas y cómo tu equipo debe comunicarse entre sí. Cuanto antes expliques a los miembros de tu equipo lo que se espera de ellos, más fácil será asegurarte de que todos trabajen hacia un objetivo común y erradiquen toda confusión y suposiciones desde el principio.

2. Define el alcance del proyecto

Como director de proyectos, el primer paso en el proceso de planificación del proyecto es definir su alcance. Para hacer esto efectivamente, necesitas entender el proyecto:

• Entregables: ¿Cuáles son los productos y resultados esperados?
  
• Costos: ¿Existe un presupuesto establecido?
  
• Plazo: ¿Cuánto tiempo tienes para completar el proyecto?
  
• Recursos disponibles: ¿Qué recursos físicos, humanos y financieros tiene a su disposición?
  
• Grupos de interés: ¿Quién está involucrado en el proyecto? ¿Quiénes son los influyentes, los tomadores de decisiones y los destinatarios?

3. Utiliza plantillas de gestión de proyectos

Al gestionar un proyecto, no hay necesidad de reinventar la rueda. Si fuiste alumno de Abiztar y participaste en nuestro curso de Dirección de Proyectos, utiliza las plantillas de gestión de proyectos que se te otorgaron como un punto de partida sólido. Hará que tu trabajo sea mucho más fácil, y tendrás un conjunto de plantillas viables para futuras referencias. También es una buena idea tener un registro o diario de tu trabajo y mantener notas detalladas de cómo manejaste ciertos problemas. Si entonces surge un problema similar, ya tendrás un punto de referencia.

4. Revisa el progreso y compáralo con tu plan de proyecto

Un plan de proyecto es esencialmente la hoja de ruta para tu proyecto y debe contener información detallada sobre el alcance, costo y cronograma aprobados del proyecto. Para revisar su progreso, haz estas preguntas:

• ¿Se están completando las tareas de manera efectiva?
  
• ¿Los plazos originales siguen siendo realistas en comparación con la rapidez con que avanza el trabajo? Si no, ¿hay tareas que deberían tener más enfoque en ellas?
  
• ¿Todavía tiene los recursos correctos necesarios para completar el proyecto?

Es importante revisar el progreso regularmente usando las actualizaciones y los comentarios de tu equipo. Haz de esto una prioridad durante las reuniones del equipo para que puedas abordar los problemas a medida que surjan y ajustar el plan si es necesario.

5. Establece límites de tiempo

No hay una mejor manera de asegurarse de que se haga algo a tiempo que establecer plazos de tiempo alcanzables para tareas específicas del proyecto. Está demostrado que la gente trabaja de manera más eficiente cuando una gran parte del trabajo se divide en tareas más pequeñas con hitos establecidos. Debes asegurarte de que a quien asignes cada tarea tenga el conjunto de habilidades y la capacidad para completarla a tiempo. Establecer límites de tiempo poco realistas puede generar un estrés indebido en los recursos del proyecto, lo que resulta en una mala calidad del trabajo y el agotamiento de los miembros del equipo.

6. Reúnete con frecuencia

Como director de proyectos, es fundamental reunirte con tu equipo de manera regular para comunicarse y comunicar las actualizaciones del proyecto, incluidos los éxitos y los problemas.

Un estudio de más de 500,000 reuniones encontró que las personas son más accesibles a las reuniones los martes a las 2:30 pm. Si estás trabajando con un equipo de proyecto virtual, busca un horario que funcione mejor para la mayoría de los miembros del equipo.

7. Desarrolla un sistema de archivo efectivo

La gestión de un proyecto puede significar una montaña de papeles, con varios documentos creados y modificados. Esto puede convertirse en una pesadilla para mantener un registro y puedes perder un tiempo precioso buscando la última versión de un documento.

Un sistema de archivo adecuado con convenciones de nomenclatura de documentos claramente definidas garantizará un enfoque coherente para el almacenamiento de los elementos del proyecto. Verifica primero si hay convenciones de nomenclatura de conjuntos utilizadas en tu organización. Si no, hay ejemplos de mejores prácticas que puede seguir. Solo asegúrate de ser consistente en cualquier enfoque que tomes.

8. Delega eficientemente las tareas

Poder delegar tareas es una de las habilidades más importantes que puedes tener como director de proyectoss. Hay un arte para una delegación efectiva, pero una vez que lo domines, te quitarás la presión y le darás a los miembros de tu equipo un sentido de responsabilidad y logros. En lugar de dar a cada persona una gran cantidad de trabajo por completar, divide todo en tareas más pequeñas.

No seas impreciso al dar instrucciones y asegúrate de que cada miembro del equipo sepa exactamente qué está haciendo y cuándo debe terminarse. También debes asegurarte de que la persona a la que le estás asignando la tarea tenga la información correcta y la capacidad para completarla.

9. Anticipa los problemas

Todos esperamos que no surjan problemas, especialmente cuando hay plazos estrictos que cumplir.

Desafortunadamente, esto rara vez ocurre. Desarrollar y mantener actualizados los registros de riesgos y problemas, así como abordar los problemas lo antes posible, ayudará a evitar que el plan de tu proyecto salga mal. Si hay un problema importante que amenaza con detener tu proyecto, un proceso predeterminado reducirá la ansiedad y hará que sea mucho más fácil abordar el problema de manera objetiva y encontrar una solución adecuada. La comunicación regular de dos vías con las partes interesadas también es vital para garantizar que no haya sorpresas en el camino.

10. Utiliza software de gestión de proyectos

Por último, pero ciertamente no menos importante, el software de administración de proyectos efectivo es invaluable para los gerentes de proyectos en un mundo predominantemente basado en la web. No hay nada mejor que las soluciones de software en línea si estás buscando una manera de mantener todos los documentos clave en un solo lugar, compartir información con tu equipo y administrar las tareas.

Si deseas una mejor manera de organizar tus proyectos, te recomendamos nuestros cursos y ambientes de aprendizaje de Dirección de Proyectos. Estamos seguros de que encontrarás justo lo que necesitas para lograr proyectos exitosos.