Durante las conversaciones con los clientes, los analistas de Gartner descubrieron que las organizaciones diseñaban oficinas de gestión de proyectos (PMO - Project Management Office) en una variedad de configuraciones. Pero, ¿existe una configuración ideal?

"A menudo, las grandes organizaciones tienen múltiples PMO, las cuales pueden ser muy diferentes", dice Mbula Schoen, Analista Principal Senior de Gartner. "Esto dificulta a los líderes de la gestión de programas y carteras (PPM - Project Porfolio Management) determinar el tipo de PMO que mejor se adapta a su organización".

No existe una norma o plantilla para determinar el tipo de PMO PPM que deben establecer los líderes. El mejor tipo de PMO es el que se adapta para apoyar las necesidades de la organización a un nivel que la organización pueda abarcar y del cual pueda obtener beneficios.

Schoen agrega que los líderes de PPM deben involucrar al negocio y a las partes interesadas clave de la PMO para identificar las necesidades críticas y los desafíos de la organización, para establecer una PMO que satisfaga mejor esas necesidades y resuelva esos desafíos.

Esto debe tener en cuenta la madurez del PPM de la organización, que determinará lo que puede hacer una PMO y cuándo puede hacerlo. La manera más efectiva de apoyar la gestión de proyectos, programas y portafolios variará dependiendo del nivel de madurez de la organización.

Aunque no existe una PMO de "talla única", Gartner ha identificado cuatro tipos de PMO.

1. PMO activista

Popular en organizaciones con proyectos distribuidos y centrados en el negocio, el activista PMO tiene una visión amplia y un enfoque habilitador en vez de un enfoque de control. Típicamente, tiene una visión de la demanda de proyectos entrantes, y apoya a los tomadores de decisiones analizando los casos de negocio para alinearlos y arriesgarlos. Esencialmente, la PMO examina los casos de negocios y las propuestas de proyectos. Esta visión amplia proporciona un cuadro de mando de la cartera de proyectos sobre el estado de todos los proyectos que mantiene, y la supervisión para que cuando los proyectos en el cuadro de mando se pongan en "rojo", pueda sugerir o solicitar soluciones.

2. La PMO de entrega

La PMO de entrega -también conocida como PMO de entrega de proyectos- es quizás el estilo más común. Gartner estima que al menos el 40% de los PMOs son principalmente PMOs de entrega encargados de planificar y controlar la ejecución táctica de los proyectos según las expectativas del negocio. Se anima a los directores de proyecto a gestionar sus proyectos, a tomar decisiones de forma proactiva y a escalar problemas. La meta es también construir procesos y técnicas repetibles que trabajen para construir una cultura centrada en los resultados.

3. PMO de cumplimiento

La PMO de cumplimiento es a menudo el estilo más adecuado para las organizaciones en las que la documentación, los procesos, los procedimientos y las metodologías no existen o son incoherentes. En este escenario, la PMO de cumplimiento tiende a estar encargada de establecer prácticas estándar para medir el desempeño del proyecto y el desarrollo de una capacidad para comprender el estado de las iniciativas clave.

4. PMO centralizada

Cuando los niveles de madurez de PPM son bajos, las organizaciones dependen de las habilidades y destrezas de los actores clave para realizar el trabajo. A niveles más altos, la eficiencia es clave, y la gerencia busca reducir esta dependencia y establecer procesos confiables para el seguimiento de los proyectos y la presentación de informes. Por lo tanto, se forma una PMO centralizada como un lugar donde los nuevos empleados pueden ser rápidamente informados sobre la mejor manera de llevar a cabo el trabajo del proyecto en la organización. En la PMO centralizada, los representantes de las diversas organizaciones de apoyo a proyectos se reúnen para compartir sus prácticas en un consejo de mejores prácticas.

Por Christy Pettey